Автоматизация обработки и сравнения предложений поставщиков

Задача: увидеть за документами условия закупки

Один поставщик указывает артикул, другой — сокращённое название. Упаковки, валюты и сроки тоже различаются. Сравнить итоговые суммы недостаточно: нужно понять, какие позиции закрывают потребность и действительно ли предложения сопоставимы.

В исходном процессе сотрудник открывал PDF и переносил строки в Excel. Вместе с ценами приходилось вручную связывать предложения с материалами заказа.

Мы поставили задачу подготовить данные для сравнения прямо в закупочном модуле, сохранив возможность проверить распознавание и исправить ошибки до выбора поставщика.

Из исходного КП — в карточку предложения. Слева — иллюстрация вымышленного документа. Демонстрационные данные.

Что мы сделали

К каждому заказу привязаны предложения поставщиков. Система обрабатывает PDF вместе с перечнем требуемых материалов: так модель видит, что именно закупают, и может предложить соответствия по названию, артикулу и фасовке.

Из файла извлекаются:

• Позиции и количества — что предлагает поставщик и в каком объёме.
• Цены, валюта и НДС — данные для сопоставления стоимости.
• Фасовки и производители — характеристики, которые важно проверить при подборе материала.
• Сроки и доставка — дополнительные условия предложения.

Если фасовку не удалось уверенно разобрать, сохраняется исходная запись. Это позволяет сотруднику увидеть формулировку поставщика и уточнить данные.

Перед сохранением система проверяет формат ответа и принадлежность подобранных позиций текущему заказу. Реквизиты предложения и его строки записываются вместе, чтобы результат обработки оставался целостным.

Извлечённые позиции доступны для проверки сотрудником. Демонстрационные данные.

Как сотрудник сравнивает варианты

В матрице строки соответствуют материалам заказа, колонки — предложениям поставщиков. Условия видны рядом: цена, количество, упаковка, срок, производитель и НДС.

Позиции, для которых не нашлось соответствия, вынесены отдельно. Сотрудник может исправить распознанные данные или привязать строку к другому материалу. После проверки он переходит к выбору и распределению закупки.

Процесс допускает распределение одной потребности между несколькими предложениями. Это важно, если весь необходимый объём нельзя или нецелесообразно заказывать у одного поставщика.

Сравнение цены, фасовки и срока по каждому материалу. Демонстрационные данные.

Специалист проверяет данные и связь с заявкой. Демонстрационные данные.

Позиции из разных предложений выбирает человек. Демонстрационные данные.

Где нужна проверка человека

Интерфейс подсвечивает минимальную цену за единицу. При наличии курсов валюты приводятся к рублям; без нужного курса сравнение ограничивается одной валютной группой.

Но низкая цена сама по себе не определяет выбор. Сотруднику нужно учесть сроки, доставку и соответствие материала задаче.

Особенно важна проверка фасовок. Цена за упаковку из десяти единиц и цена за одну единицу могут выглядеть рядом, но означать разную стоимость. Фасовки отображаются в матрице, однако автоматического пересчёта любых упаковок к общему объёму в этой версии нет.

Что получилось

Разработан путь от PDF поставщика к структурированным позициям и матрице сравнения внутри заказа. В одном процессе связаны исходное предложение, потребность в материале, исправления сотрудника и дальнейший выбор.

AI готовит данные для решения, закупщик проверяет и выбирает. Именно такое разделение заложено в модуль: автоматизация извлечения сочетается с возможностью разобраться в каждой строке.

Реализовали закупочный модуль с контролем сотрудника. Он объединяет извлечение позиций из PDF, сопоставление с заказом и сравнение условий поставщиков. Модуль подготовлен к проверке в рабочем процессе закупок.